Kinh doanh hàng hóa với số lượng lớn luôn khiến bạn phải đau đầu suy nghĩ. Và vấn đề nan giải của rất nhiều những doanh nghiệp hiện nay chính là việc quản lý hàng tồn kho như thế nào cho hiệu quả. Những lỗ hỏng này sẽ được lấp đầy nếu bạn đề ra một chiến lược quản lý hiệu quả. Hãy dành chút thời gian quý báu của mình để cùng tham khảo 7 thủ thuật giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp ngay trong những chia sẻ hữu ích dưới đây quý vị nhé.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Hàng tồn kho được xem là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời cũng là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn. Đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, hàng tồn kho được phân thành 3 loại: Nguyên liệu thô (nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai); bán thành phẩm (sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng chưa hoàn thành hay chưa làm thủ tục nhập kho); thành phẩm (sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất). 3 loại này được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cũng cần quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả để tiết kiệm tối đa chi phí cho mình.
Tại sao cần phải quản lý hàng tồn kho?
Trên thực tế, việc quản lý hàng tồn kho mang lại rất nhiều những lợi ích thiết thực cho tất cả mọi doanh nghiệp hiện nay. Lợi ích kể đến hàng đầu là:
- Tiết kiệm được hàng hóa, nguyên liệu: Những hàng hóa hay nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn hay hết hạn sử dụng đều buộc phải tiêu hủy. Vì những mặt hàng này không thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này chính là một tổn thất không nhỏ đối với doanh nghiệp. Nhưng nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao thì sẽ hạn chế tối đa những lãng phí nói trên.
Quản lý hàng tồn kho tốt giúp cho hạn chế phát sinh chi phí - Tiết kiệm chi phí lưu kho: Nếu việc quản lý hàng tồn kho lỏng lẽo, hàng tồn càng lớn thì đương nhiên doanh nghiệp phải càng sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác. Vì thế, phát hiện lượng hàng tồn kho lớn càng sớm, doanh nghiệp sẽ cps biện pháp giải phóng, lưu chuyển kịp thời hàng tồn kho. Từ đó tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho đáng kể.
- Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động: Giảm vốn lưu động bằng cách báo cáo số lượng hàng hóa tồn khi theo tuần, theo ngày, giờ. Sẽ giúp người quản lý hàng tồn kho dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời. Qua đó để điều chỉnh dòng vốn lưu động một cách hiệu quả. Nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn đọng. Giúp doanh nghiệp đề ra những chiến lược tiếp thị và bán hàng. Kích cầu mặt hàng bằng các chiêu thức giảm giá, khuyến mãi…
- Dự trù được lượng vốn lưu động: Điều này có ý nghĩa thiết thực đối với những doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp. Việc quản lý hàng tồn kho bằng cách báo cáo số lượng hàng hóa tồn khi theo tuần, theo ngày, giờ. Không những giúp người quản lý hàng tồn kho dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời. Mà qua đó để điều chỉnh dòng vốn lưu động.
- Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy: Nguyên vật liệu được mua với chi phí thấp nhất. Nhờ vào việc giảm giá khi mua với số lượng lớn. Từ đó giúp giảm vốn đầu tư và tồn kho thấp nhất.
7 thủ thuật giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp
Chiến lược quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải có những thủ thuật riêng, phù hợp với từng doanh nghiệp. Để đạt được mục đích cao nhất trong việc quản lý hàng tồn kho, quản lý kho bãi hiệu quả nhất, đừng bỏ qua 7 thủ thuật này:
Thủ thuật xây dựng không gian nhà kho hiệu quả
Đây là một thủ thuật hàng đầu mà những người quản lý hàng tồn kho nên cân nhắc cẩn thận. Mỗi inch trong không gian nhà kho (tương đương với 0,0254 m) sẽ quyết định đến tổng số vốn phải đầu tư là bao nhiêu. Việc lập một kế hoạch chi tiết trên mỗi m2 thông qua sản phẩm. Giúp cho doanh nghiệp giải quyết được vấn đề quản lý hàng không gian trong nhà kho một cách dễ dàng, thuận tiện trong việc lưu trữ và phục hồi. Có rất nhiều cách để doanh nghiệp có thể mở rộng không gian nhà kho như: xây dựng tầng lửng, sử dụng tủ chứa nhiều ngăn để đặt sản phẩm, tiêu thụ qua đặt hàng online,…
Thủ thuật xử lý đơn đặt hàng kịp thời, hiệu quả
Theo Camthachcompany – đơn vị đặt hộ hàng Trung Quốc cho biết, một trong số những thủ thuật giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà doanh nghiệp không nên xem nhẹ là việc xử lý đơn đặt hàng kịp thời, hiệu quả. Xử lý ngay khi có yêu cầu có thể làm giảm bớt sự lộn xộn trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Hệ thống quản lý của doanh nghiệp bạn phải chắc chắn làm việc một cách trơn tru. Từ việc đơn hàng tới cho đến khi tới tay khách hàng một cách an toàn. Nhanh chóng thực hiện dịch vụ giao hàng để cập nhật tình hình về số lượng hàng hóa còn lại trong kho một cách kịp thời nhất.
Thủ thuật theo dõi sát sao thời gian quay vòng của hàng hóa
Đây là một thủ thuật quản lý hàng tồn kho vô cùng quan trọng. Để giúp cho hàng hóa của doanh nghiệp bạn luôn giữ được ở mức cân bằng trong vòng kiểm soát. Khi có đơn hàng được đặt, bạn sẽ xem xét lại kho hàng của mình. Xem hàng hóa còn lại trong kho là bao nhiêu để bắt tay vào chuẩn bị lô hàng. Tự động cập nhật số lượng hàng còn lại trong kho cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong vấn đề lên đơn hàng. Đảm bảo mọi giao dịch có thể được thực hiện ngay nếu muốn. Bên cạnh đó, việc phân tích và đánh giá kĩ về tình hình tiêu thụ sản phẩm chính là cách giúp doanh nghiệp biết được sản phẩm nào đang tồn kho trong khoảng thời gian dài. Từ đó đưa ra những kế hoạch giúp sản phẩm được tiêu thụ hết nhanh chóng. Bằng cách làm như vậy, doanh thu từ hàng tồn kho luôn giữ được ở mức tối ưu.
Thủ thuật vận chuyển giữa các nhà kho
Các chuyên gia vận chuyển hàng tại vanchuyenhangnguyhiem.vn cho biết rằng: nhiều doanh nghiệp vận tải quên mất hoặc không chú trọng đến vấn đề này. Nhưng đây là một thủ thuật quản lý hàng tồn kho khá hiệu quả. Bởi vì, đôi khi việc vận chuyển hàng tồn kho giữa các nhà kho sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ phân phối hàng hóa. Việc thông báo cũng có thể được thực hiện ngay cả khi hàng đã được gửi và khi hàng đã được giao. Chức năng tự động cập nhật về tình hình hàng hóa hiện tại giữa hai nhà kho có thể sẽ giúp cho việc vận chuyển trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là vận chuyển hàng nguy hiểm sẽ được kiểm soát, thống kê chặt chẽ trong suốt quá trình lưu kho cho đến di chuyển.
Thủ thuật tối ưu hóa quy trình tới tay người tiêu dùng
Thủ thuật quản lý hàng tồn kho tối ưu hóa quy trình tới tay người tiêu dùng sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Phương pháp mang lại hiệu quả hơn cả đó là kinh doanh sản phẩm trung gian hoặc sử dụng dịch vụ dropshipping – Một phương pháp bán hàng mà người bán không lưu trữ sản phẩm trong khi. Nhờ đó mà quản lý kho hàng sẽ không mất nhiều chi phí cũng như chi phí vận chuyển.
Thủ thuật kiểm toán ngẫu nhiêu và theo chu kì
Quản lý hàng tồn kho với thao tác kiểm soát trên cơ sở ngẫu nhiên sẽ giúp vấn đề đặt hàng có thể được thực hiện chính xác 100%. Những cuộc kiểm soát, kiểm tra đột xuất như thế này sẽ giúp doanh nghiệp bạn biết được chính xác tình trạng hoạt động của kho hàng ra sao và chất lượng như thế nào. Đồng thời giải quyết nhanh chóng những hư hỏng, thất lạc hàng hóa… để xử lý kịp thời nhất.
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp
Đầu óc con người không thể vĩ đại để có thể nhớ hết, kiểm soát hết mọi thứ trong kho hàng. Vì thế, sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp chính là cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí tối ưu cho doanh nghiệp của mình. Theo thông tin từ trang Bugnetproject.com thì Microsoft cũng đã tích hợp cả tính năng quản lý kho vào trong phần mềm Dynamic AX của mình để giúp doanh nghiệp có thể triển khai toàn diện hệ thống ERP.
Với việc triển khai, ứng dụng các phần mềm quản lý kho hàng này. Nó có thể thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công. Hạn chế tối đa những sai sót và mất mát, đảm bảo kết quả chính xác tuyệt đối. Ngoài sử dụng phần mềm excel, những phần mềm trực tuyến tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho cũng được ứng dụng rất nhiều. Với những tính năng thông minh, hữu ích, nó thể giúp cho việc kiểm soát các đơn đặt hàng mới cũng như biết được chính xác lượng hàng tồn kho là bao nhiêu. Giúp giảm thiểu những rủi ro có thể xảy đến với hàng hóa tồn kho.
Có thể nói, hàng tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Nhận thấy vai trò và tầm quản trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã có rất nhiều những chính sách tổ chức đào tạo, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kĩ năng của người quản lý kho hàng. Hy vọng với 7 thủ thuật giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp trên đây. Doanh nghiệp của bạn sẽ tiến đến gần hơn với lợi ích kinh doanh cao nhất, hiệu quả, tiết kiệm.